通过全面分析档案馆（室）建设中的档案管理业务需求、系统功能需求及其它需求，充分考虑到档案的存储、管理、环境、安全管理等方面因素，本设计方案应严格按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行规定》、《机关档案工作业务建设规范》等相关管理规范进行设计。
总体目标应以两办《意见》为指导精神，严格满足档案库房“十防"要求（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体），实现人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，从“收"、"管"、"存"、“用”四个方面实现纸质档案和电子档案（数字化档案）、实物档案一体化的综合管理，建立全流程监控的档案管理体系。实现档案库房从人工被动管理向智能化、科学化、人性化管理的基本转变。
结合档案管理实际需求，对电子档案和实体档案进行同步管理，高度集成数字档案管理系统、实体档案管理系统、档案库房安全管理系统、档案保管环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统等几大系统。对档案馆库内所有设备进行一体化管理，设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理，以统一专用设备接口接入库房局域网总线，各功能设备独立运行的同时，根据设定逻辑和特定要求联动运行，实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化，有效地保证档案的安全与寿命。既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要，也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需求。使档案新资源的系统利用状况及档案管理系统功能可以满足新形势下档案工作的应用需要。推动档案工作水平再上新台阶，全面支撑和服务企业发展。
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其实现的目标和集成要求详细如下：
（1） 搭建智慧档案馆一体化系统平台，支持所有的系统的平台架构业务，属于所有子系统的基础业务。实现档案库房存储业务全流程管理，并运用统一的人机界面环境，联动智能库房各硬件设备。利用物联网、库联网、互联网等技术手段，打造“人防为主，物防为辅，技防支撑”三位一体的安全防范体系。建设全天候视频监控、智能抓拍、射频识别（RFID）感知通道、环境温湿度控制、烟雾报警、漏液报警、红外入侵报警等多种功能，全面保证档案安全。
（2） 实现基于大数据技术的档案工作科学管理。通过使用大数据挖掘技术实现对库房数据和档案数据进行形象化、直观化、具体化的展现，可通过各种常见的图表形式（如柱形图、环形图、折线图等），实现对数据的逐层细化、深化分析，并可以对异常关键问题进行预警和挖掘分析，为档案管理决策提供数据支持，提高对档案业务管理利用能力。
（3） 通过一体化平台中的档案管理模块对档案实体和电子档案（数字化档案）进行管理。加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，充分挖掘档案价值，为单位各项工作的发展提供优质的档案服务和底层数据。
（4） 实现基于RFID 射频识别智能感知。通过档案文件中安装的 RFID 标签，实现对档案实体识别、定位、跟踪、追溯、监督和管理，便于档案管理员及时掌握每一份档案的库存、利用等状况。
（5） 系统设计要具有可扩展性、灵活性及可定制性。并具有可实施性，对推广实施中可能存在的问题具有预见性的设计。
（6） 加强相关档案库房的标准化和规范化管理，满足《机关档案管理规定》对基础设施及信息化技术要求。
（7） 本设计方案要性能稳定，能够覆盖档案库房工作的各个方面。实现档案库房从人工被动管理向智能化、科学化、人性化管理的基本转变。
（8） 软件开发从需求分析、高层设计、编码、测试到系统的正式运行，须遵循软件工程规范；编码要规范化。
（9） 实现管理部门在档案管理上实现“实时感知、实时可查、快速盘点、在位检测”的总体升级要求。支持集成RFID技术硬件，实现档案智慧感知管理对实体档案、在库人员及相关业务信息的综合感知和智能处置。
（10） 精确定位的档案保管（存储）管理。跟踪记录每一份档案存储在其生命周期的详细位置、基本信息、更改情况、存储年限等等信息，实现档案存储的精细化管理。
（11） 实现档案存储的自动化管理，减少手工操作，提高办事效率。通过智能存储设备的使用，提高实体档案的存储、调取、查阅的效率，减少繁琐的人工重复操作。通过档案数字化管理系统实现数字化档案的编目、利用、统计、编研、电子档案数据采集、鉴定销毁。
（12） 保证档案资料的安全存储。对进出库房以及操作设备的人员进行密码、指纹、RFID卡等识别，杜绝不相干人员接近档案资料。对出入的档案资料进行RFID无接触性识别，对于没有外借、出库权限的档案资料，系统发出警报。
（13） 档案库房的环境控制管理。系统可根据库房内温湿度、空气质量、水浸、消防情况，对加湿除湿设备、空气净化装置、消毒机进行联动控制；可对库房内的水浸情况、空气质量、消防情况进行实时监测；
（14） 安全的门禁管制和图像监控；管理系统配置视频监控设备、红外监测、门禁设备。实现24小时视频监控，集成化平台管理，方便有效。
（15） 支持库区联动通告管理。通过高清显示屏实现各库区、库房的联动通告。
（16） 支持和等多系统软件无缝对接，提高系统方便性。提供详细的接口技术文档，并具有实质性承诺接口对接方案。
